Faktura demonstracyjna za zużycie wody.

Potrzeba wdrożenia
     Pomysł na wdrożenie systemu informatycznego w Aquanet miał swoje uzasadnienie. Pierwszą taką przyczyną był fakt, że spółka posiadała już kilkanaście systemów informatycznych, które były niestabilne ze względu na ilość firm dostarczających te systemy (nie wiadomo, czy za jakiś czas będą one jeszcze istnieć).
     Drugi powód istotny dla przedsiębiorstwa wodociągowo- kanalizacyjnego to koszty użytkowania takich systemów, które okazały się droższą inwestycją niż system SAP.   
     Kolejnym powodem, dla którego Aquanet zdecydowało się na inwestycje w tym zakresie, jest fakt, że firma chciała posiadać zintegrowany system informatyczny – co w efekcie pozwoliłoby na zachowanie raz wprowadzonych danych.
      Porozumienie pomiędzy kilkoma zależnymi spółkami ułatwia na pewno jeden system informatyczny, co poprawia i usprawnia proces zarządzania przedsiębiorstwem, szczególnie tak dużym. Zresztą nie tylko takie profity można czerpać z tego systemu. Bieżące informacje, jakie można uzyskać dzięki omawianemu systemowi, dają możliwość kontroli działań w zależnej spółce.

Za i przed przedsiębiorstwem
     Zanim tak na dobre spółka zdecydowała się na przystąpienie do wdrożenia systemu informatycznego, potrzebowała dokładnego rozeznania w rynku. Rozwiązaniem był tu audyt informatyczny przeprowadzony przez firmę z zewnątrz. Dokonała ona analizy na podstawie już działających systemów IT w Aquanet, jak i braków w tym zakresie. Zestawienie dostępnych na rynku rozwiązań umożliwiło przedsiębiorstwu dokonanie wyboru.
     Dzisiaj spółka wykorzystuje już system w obszarze finansów, księgowości, logistyki i kontrolingu. Ale to nie koniec. Przedsiębiorstwo jest na etapie wdrożenia systemu kadrowego, płacowego, zarządzania zasobami ludzkimi. Ma również przed sobą wdrożenie systemu bilingowego, co ma nastąpić na początku przyszłego roku. Po tych wdrożeniach Aquanet czeka jeszcze implementacja systemu do zarządzania majątkiem.
     Przedsiębiorstwo może pochwalić się też innym sytemem – do zarządzania dokumentami, który funkcjonuje w firmie już od prawie 11 lat.
      Kolejnym przykładem jest też system GIS, na którym już od kliku lat pracuje Aquanet. Warty podkreślenia jest fakt, że oba te systemy sprawdzają się, jak również dobrze porozumiewają z SAP’EM.

Na etapie wdrożenia
     Wdrożenie nowego systemu w tak dużym przedsiębiorstwie wymaga czasu. Dlatego odpowiednie przygotowanie harmonogramu pozwala na duże możliwości kontroli jeszcze na etapie wdrożenia.
     Ponieważ wdrożenie takiego systemu trwa dosyć długo, tak więc jeszcze na poziomie testów należy określić, jakie zmiany należy wprowadzić w tym systemie, aby dopasować go do swoich potrzeb.
    Można powiedzieć, że na etapie wdrożenia odbywają się szkolenia dla pracowników, ponieważ przy okazji prezentacji prezentacji systemu pracownicy mają okazję zapoznać się z zasadą jego działania. Po takiej prezentacji „liderzy projektu” są w stanie ocenić, jaki element trzeba dodać do systemu, a jaki usunąć. Aquanet na przykładzie swoich doświadczeń może powiedzieć, że mniejszy procent osób jest szkolonych po wdrożeniu systemu niż do momentu wdrożenia.

Nie tylko funkcjonalny
     SAP daje duże możliwości, ponieważ można go rozbudowywać. Jeżeli klienci są w stanie swoimi siłami jakiś element systemu rozbudować, mogą to uczynić bez przeszkód.
     Dane do SAP’A nie są bezpośrednio do niego wprowadzane. Ładowane są przy pomocy innego systemu, jakim jest elektroniczny przebieg dokumentów. System ten w dużym stopniu automatyzuje pracę i w rozsądny sposób rozdziela ją wśród ludzi. Natomiast wymusza pewne zmiany organizacyjne w spółce.

Autor: Angelika Gajewska

Artykuł został opublikowany w magazynie "Ochrona Środowiska" nr 3-4/2011